Effizienz und Transparenz in der Bauverwaltung
Die komplette Abwicklung einer Baumaßnahme: Von der Mittelbewirtschaftung und Planung, über Ausschreibung und Bekanntmachung zur Vergabe und Rechnungsbearbeitung, sowie Kostenkontrolle und haushaltstechnische Überwachung - das kann nur HHV-Bau!Kein anderes System verfügt über so viele Schnittstellen zu Systemen und Verfahren. Kein anderes System ist so oft geprüft und erfüllt deshalb die Wünsche unserer Kunden.
Unsere Kunden vernetzen alle an einer Baumaßnahme beteiligten Stellen mit HHV-Bau. Durch die Zusammenfassung der Einzelaktivitäten einer Baumaßnahme schaffen wir bislang unerreichte Transparenz. Dadurch können Sie durch HHV-Bau immer den aktuellen Stand der Kosten ermitteln.
In enger Kooperation mit den Kunden wird HHV-Bau an die aktuellen Rechtsvorschriften angepasst, relevante Formulare und Dokumente werden eingebunden und die notwendigen Schnittstellen zu Kassensystemen und e-Vergabe erstellt.
Module
STAMMDATEN
Alle Stammdaten zu Baumaßnahmen werden in HHV-Bau erfasst und den entsprechenden Liegenschaften und Bauherren zugeordnet. Die Firmenstammdaten beinhalten neben den üblichen Informationen auch wichtige Details für den Baubereich, wie das Vorliegen von Freistellungsbescheinigungen, einen Eintrag im PQ-Verein und die Branchenzuordnung. Bei Vergaben und Rechnungen wird auf diese Stammdaten zurückgegriffen, wodurch Doppeleingaben vermieden werden. Umfangreiche Kataloge unterstützen die korrekte Auswahl der Daten. Dazu gehören beispielsweise die hinterlegten Kostengruppen nach DIN, die Begründungen zur Auswahl von Vergabeverfahren gemäß VOB und VGV/UVgO sowie die Möglichkeit, Vertretungsformeln für Aufträge zu erfassen.
Haushalt
Im Haushaltsmodul werden die verfügbaren Ausgabemittel für Baumaßnahmen erfasst und verwaltet. Die erfassten Mittel werden kontinuierlich mit den bereits ausgegebenen Mitteln verglichen, um sicherzustellen, dass die Ausgaben im Rahmen des Budgets bleiben. Ein zentrales Element in diesem Prozess sind die Haushaltsüberwachungslisten. Sie bieten eine klare Übersicht über die verschiedenen Baumaßnahmen sowie die entsprechenden Haushaltsstellen. Durch diese Listen behalten die Verantwortlichen stets den Überblick über die finanziellen Mittel und können rechtzeitig Anpassungen vornehmen.
KOSTENKONTROLLE
Im Modul Kostenkontrolle werden die geplanten und genehmigten Kosten erfasst und kontinuierlich mit den tatsächlich angefallenen Kosten verglichen. Die Gesamtkosten einer Baumaßnahme, die in Kostengruppen geplant sind, werden in gewerkebezogene Kostenkontrolleinheiten unterteilt. Jeder Auftrag sowie jede Rechnung wird einer oder mehreren dieser Kostenkontrolleinheiten zugewiesen. Dadurch ist es möglich, die tatsächlichen Werte laufend mit der Kostenplanung abzugleichen. Abweichungen werden frühzeitig erkannt, was es ermöglicht, gezielte Gegenmaßnahmen effizient einzuleiten. Diese strukturierte Vorgehensweise trägt dazu bei, die Kosten im Blick zu behalten und die Wirtschaftlichkeit der Baumaßnahmen zu gewährleisten.
VERGABE
Im Vergabemodul von HHV werden Vergaben gemäß den vergaberechtlichen Bestimmungen abgebildet. Für jedes Verfahren werden die relevanten Daten in HHV-Bau erfasst, wobei das System auf die Stammdaten zu Projekten und Auftragnehmern zurückgreift. Jede Vergabe wird einem spezifischen Projekt und der Kostenkontrolle zugeordnet, was eine klare Übersicht und Nachverfolgbarkeit gewährleistet. Durch diese Struktur werden Doppeleingaben vermieden, und die Vergabedokumente gemäß dem Vergabehandbuch werden automatisch mit den erfassten Daten gefüllt. Der HHV-Bau Dokumentenserver 2.0 sorgt dafür, dass die benötigten Dokumente schnell und effizient zur Verfügung stehen,
RECHNUNGSBEARBEITUNG
Im Modul Rechnungsbearbeitung sorgt der Zugriff auf die Firmendatenbank von HHV sowie die direkte Verbindung der Rechnung mit den Vertragsdaten für eine effiziente Erfassung von Eingangsrechnungen. Die gesamte Rechnungsbearbeitung, von der Prüfung der Rechnung über die Anordnung bis hin zur Weitergabe der Daten an die Kasse, erfolgt nahtlos integriert in HHV-Bau. Dadurch werden alle baurechtlichen Vorschriften eingehalten.
Besondere Fälle, wie die Hinterlegung von Sicherheiten auf Verwahrkonten, die Buchung auf mehrere Haushaltsstellen oder die automatische Zahlung des Steuerabzugs an das Finanzamt, werden ebenfalls sicher und zuverlässig abgewickelt. Zudem stehen die Daten für Analysen und Auswertungen in Echtzeit zur Verfügung, sodass Abweichungen sofort erkennbar sind.
Infomanagement
Das Modul Infomanagement bietet die Möglichkeit, auf Grundlage des HHV-Bau Datenbestandes aussagekräftige Analysen zu erstellen. In standardisierten Listen werden umfassende Auswertungen für den Haushalt, die Projektüberwachung und das Controlling generiert. Darüber hinaus können individuelle Auswertungen jederzeit über das Modul Datenexporter angefertigt werden. Die von Destatis geforderten Vergabestatistiken lassen sich auf Knopfdruck erstellen und bequem per Schnittstelle übermitteln. Im Bereich Bundesbau werden die Daten zur Verwaltungskostenerstattung im Modul eVKE übersichtlich aufbereitet und ebenfalls per Schnittstelle übertragen.
